Кадровый документооборот

Кадровый документооборот — это система создания, оформления, согласования, регистрации, передачи, хранения и архивирования документов, связанных с трудовыми отношениями в организации. Он обеспечивает упорядоченное движение кадровых документов на всех этапах их жизненного цикла: от подготовки проекта документа до его передачи в архив или уничтожения по истечении установленного срока хранения.

Эффективно организованный кадровый документооборот позволяет работодателю своевременно оформлять кадровые процедуры, соблюдать требования трудового законодательства, обеспечивать сохранность документов и быстро получать необходимую информацию при проведении проверок, разрешении трудовых споров или подготовке отчетности. Для организаций с большим количеством работников правильная организация документооборота является важной частью системы управления персоналом.

Основой кадрового документооборота являются Трудовой кодекс Российской Федерации, законодательство об архивном деле, нормативные акты по делопроизводству, законодательство о персональных данных и локальные нормативные документы организации.

Что такое кадровый документооборот

Кадровый документооборот представляет собой установленный работодателем порядок работы с кадровыми документами.

Он включает:

• создание документов;
• регистрацию;
• согласование;
• подписание;
• передачу между подразделениями;
• исполнение;
• хранение;
• передачу в архив;
• уничтожение по окончании сроков хранения.

Все этапы должны быть организованы таким образом, чтобы обеспечить сохранность документов и возможность быстрого доступа к ним.

Какие документы входят в кадровый документооборот

Кадровый документооборот охватывает практически все документы по личному составу.

Наиболее распространенными являются:

• трудовые договоры;
• дополнительные соглашения;
• приказы по личному составу;
• заявления работников;
• личные карточки;
• должностные инструкции;
• графики отпусков;
• табели учета рабочего времени;
• документы по командировкам;
• документы по воинскому учету;
• локальные нормативные акты;
• документы по обработке персональных данных.

Каждый документ проходит установленный порядок оформления и хранения.

Порядок движения документов

Каждый кадровый документ проходит несколько последовательных этапов.

Как правило, документооборот включает:

• подготовку проекта документа;
• согласование с заинтересованными подразделениями;
• проверку правильности оформления;
• подписание уполномоченным лицом;
• регистрацию;
• ознакомление работника (при необходимости);
• исполнение документа;
• передачу на хранение.

Четко установленный порядок движения документов позволяет избежать ошибок и потери информации.

Согласование и подписание документов

В зависимости от вида документа к его оформлению могут привлекаться различные подразделения организации.

Перед подписанием документы могут согласовываться:

• с руководителем подразделения;
• кадровой службой;
• юридической службой;
• бухгалтерией;
• руководителем организации;
• другими ответственными лицами.

После согласования документ подписывается уполномоченным должностным лицом и приобретает юридическую силу.

Хранение кадровых документов

После завершения работы документы подлежат хранению в соответствии с требованиями законодательства.

Работодатель обязан обеспечить:

• сохранность кадровой документации;
• защиту персональных данных;
• соблюдение сроков хранения;
• ограничение доступа к документам;
• передачу документов в архив при необходимости.

Для разных видов кадровых документов законодательством установлены различные сроки хранения.

Организация внутреннего контроля

Для обеспечения надежного кадрового документооборота рекомендуется регулярно контролировать:

• полноту оформления документов;
• правильность регистрации;
• соблюдение маршрутов согласования;
• своевременность подписания;
• соблюдение сроков исполнения;
• порядок хранения и архивирования.

Внутренний контроль позволяет своевременно выявлять ошибки и предотвращать нарушения требований законодательства.

Типичные ошибки работодателей

Во время проверок наиболее часто выявляются:

• отсутствие регистрации кадровых документов;
• нарушение порядка согласования;
• отсутствие подписей уполномоченных лиц;
• несвоевременное оформление документов;
• нарушение сроков хранения;
• утрата кадровой документации;
• отсутствие локального порядка документооборота;
• нарушение требований к защите персональных данных.

Большинство подобных нарушений можно предотвратить за счет четкой регламентации движения документов внутри организации.

Грамотный документооборот — основа эффективной кадровой работы

Кадровый документооборот обеспечивает порядок в работе с документами, подтверждает законность кадровых решений и позволяет работодателю соблюдать требования трудового законодательства. Четко организованная система создания, согласования, регистрации, хранения и архивирования кадровых документов снижает юридические риски, повышает эффективность кадровой службы и обеспечивает готовность организации к проверкам и разрешению трудовых споров.