Электронный кадровый документооборот

Электронный кадровый документооборот (ЭКДО) — это предусмотренный трудовым законодательством порядок оформления, подписания, обмена и хранения кадровых документов в электронной форме. Он позволяет работодателю организовать кадровые процессы без использования бумажных носителей, при этом электронные документы обладают такой же юридической силой, как и документы на бумаге, если соблюдены требования законодательства.

Введение электронного кадрового документооборота требует не только внедрения информационной системы, но и соблюдения установленного порядка электронного взаимодействия с работниками. Работодатель обязан обеспечить юридическую значимость электронных документов, использовать предусмотренные законом виды электронной подписи, соблюдать требования к защите персональных данных и организовать хранение документов в течение установленных сроков.

Правовое регулирование электронного кадрового документооборота осуществляется Трудовым кодексом Российской Федерации, Федеральным законом от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ «Об электронной подписи», Федеральным законом от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных», а также иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

Что представляет собой электронный кадровый документооборот

ЭКДО представляет собой систему работы с кадровыми документами в электронном виде на всех этапах их жизненного цикла.

Она включает:

• подготовку электронных документов;
• согласование проектов документов;
• подписание электронной подписью;
• ознакомление работников;
• регистрацию документов;
• хранение электронного архива;
• предоставление документов по запросам работников и контролирующих органов.

При этом требования к содержанию кадровых документов остаются такими же, как и при ведении бумажного документооборота.

Какие кадровые документы могут оформляться в электронном виде

Трудовое законодательство допускает оформление значительной части кадровых документов в электронной форме.

К ним относятся:

• трудовые договоры;
• дополнительные соглашения;
• заявления работников;
• приказы по личному составу;
• уведомления работодателя;
• документы о предоставлении отпусков;
• документы по командировкам;
• ознакомление с локальными нормативными актами;
• иные кадровые документы, в отношении которых законодательством допускается электронное оформление.

Перечень документов определяется требованиями законодательства и принятой в организации системой электронного кадрового документооборота.

Электронная подпись кадровых документов

Юридическая сила электронных кадровых документов обеспечивается использованием электронной подписи.

В зависимости от требований законодательства могут применяться различные виды электронной подписи.

Использование электронной подписи позволяет:

• подтвердить личность подписанта;
• установить дату и время подписания;
• обеспечить неизменность документа после его подписания;
• подтвердить юридическую значимость электронного документа.

Порядок применения электронной подписи определяется Федеральным законом № 63-ФЗ.

Требования к внедрению ЭКДО

Перед переходом на электронный кадровый документооборот работодатель должен обеспечить выполнение требований законодательства.

Как правило, необходимо:

• определить порядок электронного взаимодействия с работниками;
• внедрить информационную систему электронного кадрового документооборота;
• организовать использование электронной подписи;
• разработать необходимые локальные нормативные акты;
• обеспечить защиту персональных данных;
• определить порядок хранения электронных документов;
• ознакомить работников с правилами использования ЭКДО.

Переход на электронный документооборот не освобождает работодателя от обязанности соблюдать требования трудового законодательства при оформлении кадровых процедур.

Хранение электронных кадровых документов

Электронные кадровые документы подлежат хранению в течение сроков, установленных законодательством Российской Федерации.

Работодатель обязан обеспечить:

• сохранность электронных документов;
• защиту информации от несанкционированного доступа;
• возможность подтверждения подлинности документов;
• резервное копирование данных;
• соблюдение требований законодательства об архивном хранении.

Система хранения должна обеспечивать возможность представления документов работникам, государственным органам и суду при необходимости.

Преимущества электронного кадрового документооборота

При правильной организации ЭКДО позволяет:

• сократить сроки оформления кадровых процедур;
• обеспечить дистанционное взаимодействие с работниками;
• снизить объем бумажной документации;
• упростить поиск кадровых документов;
• автоматизировать контроль кадровых процессов;
• обеспечить прозрачность движения документов;
• повысить сохранность кадровой информации.

При этом внедрение электронного документооборота должно сопровождаться соблюдением всех обязательных требований законодательства.

Типичные ошибки работодателей

На практике наиболее часто встречаются следующие нарушения:

• внедрение ЭКДО без разработки локальных нормативных актов;
• нарушение порядка использования электронной подписи;
• оформление электронных документов с нарушением требований Трудового кодекса РФ;
• несоблюдение требований законодательства о персональных данных;
• отсутствие системы хранения и резервного копирования электронных документов;
• использование информационных систем, не обеспечивающих юридическую значимость документов;
• отсутствие контроля за электронным документооборотом.

Подобные нарушения могут привести к признанию отдельных кадровых документов ненадлежащим образом оформленными и создать риски при проведении проверок или рассмотрении трудовых споров.

Электронный кадровый документооборот требует соблюдения установленных правил

Переход на электронный кадровый документооборот позволяет работодателю изменить формат работы с кадровыми документами, однако не освобождает его от выполнения требований трудового законодательства. Электронные кадровые процессы должны быть организованы таким образом, чтобы обеспечивать юридическую значимость документов, защиту персональных данных и соблюдение установленных сроков хранения. При грамотном внедрении ЭКДО становится полноценной альтернативой бумажному кадровому документообороту, сохраняя правовую силу документов и обеспечивая эффективную организацию кадровой работы.