Персональные данные работников

Обработка персональных данных работников является обязательной частью кадрового делопроизводства и требует от работодателя строгого соблюдения требований законодательства. При приеме на работу, ведении кадрового учета и исполнении трудовых отношений организация получает, хранит, использует и в отдельных случаях передает персональные данные сотрудников. Любые действия с такой информацией должны осуществляться на законных основаниях, в определенных целях и с соблюдением мер по защите конфиденциальности.

Нарушение требований к обработке персональных данных может повлечь административную ответственность, предписания контролирующих органов, гражданско-правовые споры и репутационные риски для работодателя. Особое внимание вопросам защиты персональных данных уделяется при проведении проверок Государственной инспекции труда и уполномоченных органов в сфере защиты информации.

Правовое регулирование осуществляется Трудовым кодексом Российской Федерации, Федеральным законом от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных», а также иными нормативными правовыми актами, регулирующими порядок обработки и защиты информации.

Что относится к персональным данным работников

Персональными данными признается любая информация, прямо или косвенно относящаяся к конкретному работнику. Работодатель получает такие сведения как на этапе трудоустройства, так и в течение всего периода трудовых отношений.

К персональным данным относятся паспортные сведения, адрес проживания, контактная информация, сведения об образовании, семейном положении, воинском учете, квалификации, заработной плате, состоянии здоровья в случаях, предусмотренных законодательством, а также иные сведения, необходимые работодателю для исполнения обязанностей, установленных трудовым законодательством.

Работодатель вправе обрабатывать только те данные, которые действительно необходимы для достижения конкретных и законных целей.

Обработка персональных данных

Обработка персональных данных включает любые действия, совершаемые работодателем с полученной информацией. Это сбор, запись, систематизация, хранение, использование, передача, уточнение, обезличивание, архивное хранение и уничтожение персональных данных.

Работодатель обязан определить цели обработки персональных данных, установить перечень обрабатываемой информации, определить лиц, имеющих доступ к сведениям, а также обеспечить соблюдение принципов законности, конфиденциальности и минимизации объема обрабатываемых данных.

Обработка персональных данных, не связанная с исполнением трудового законодательства или иных законных оснований, не допускается.

Политика обработки персональных данных

Каждая организация, осуществляющая обработку персональных данных работников, должна разработать внутренние документы, определяющие порядок работы с такой информацией.

Как правило, к ним относятся политика обработки персональных данных, положение о защите персональных данных работников, документы, регламентирующие порядок доступа к сведениям, а также локальные нормативные акты, устанавливающие обязанности работников по соблюдению режима конфиденциальности.

Наличие и актуальность таких документов являются одним из предметов проверок контролирующих органов.

Согласие работников

Во многих случаях обработка персональных данных работников осуществляется на основании требований трудового законодательства и не требует получения отдельного согласия.

Однако если обработка осуществляется в целях, не предусмотренных законодательством, либо предполагается передача сведений третьим лицам в случаях, когда это не предусмотрено федеральным законом, работодатель обязан получить письменное согласие работника.

Согласие должно быть добровольным, информированным и содержать сведения, предусмотренные законодательством о персональных данных.

Защита и хранение персональных данных

Работодатель обязан принять организационные и технические меры, направленные на предотвращение неправомерного доступа к персональным данным работников.

Такие меры включают разграничение прав доступа к информации, использование средств защиты информации, организацию безопасного хранения кадровых документов, резервное копирование электронных данных и соблюдение установленных сроков хранения документов.

После достижения целей обработки или истечения сроков хранения персональные данные подлежат уничтожению либо обезличиванию в случаях, предусмотренных законодательством.

Ответственность работодателя

Работодатель несет ответственность за соблюдение требований законодательства при обработке персональных данных работников. Нарушениями считаются обработка данных без законных оснований, отсутствие обязательных локальных документов, несоблюдение режима конфиденциальности, незаконная передача информации третьим лицам, отсутствие необходимых мер защиты и нарушение порядка хранения персональных данных.

В зависимости от характера нарушения к работодателю могут применяться меры административной ответственности, а также иные меры, предусмотренные законодательством Российской Федерации.

Защита персональных данных — обязательный элемент кадровой работы

Работа с персональными данными требует от работодателя не только соблюдения требований Федерального закона № 152-ФЗ, но и выстраивания внутренней системы защиты информации. Правильно организованная обработка персональных данных, наличие локальных нормативных актов и применение необходимых мер информационной безопасности позволяют обеспечить законность кадровых процессов, защитить права работников и минимизировать риски при проведении проверок и разрешении трудовых споров.