Автоматизация кадровых процессов

Автоматизация кадровых процессов представляет собой использование специализированных информационных систем для ведения кадрового учета, оформления кадровых документов, контроля сроков выполнения обязательных процедур и хранения информации о работниках. Современные программные решения позволяют сократить объем ручной работы, повысить точность кадрового учета и обеспечить своевременное выполнение требований трудового законодательства.

При этом автоматизация не заменяет обязанности работодателя по соблюдению норм трудового права. Независимо от используемой программы ответственность за правильность оформления кадровых документов, соблюдение сроков и полноту сведений несет работодатель. Поэтому внедрение информационных систем должно сопровождаться настройкой кадровых процессов, актуализацией локальных нормативных актов и обучением сотрудников кадровой службы.

Правовое регулирование осуществляется Трудовым кодексом Российской Федерации, законодательством о персональных данных, об электронной подписи (при использовании электронного кадрового документооборота), а также иными нормативными актами, регулирующими кадровое делопроизводство.

Какие кадровые процессы подлежат автоматизации

Большинство кадровых операций носит повторяющийся характер, поэтому может выполняться с использованием специализированного программного обеспечения.

На практике автоматизируются:

• ведение кадрового учета;
• оформление приема, перевода и увольнения работников;
• учет отпусков и командировок;
• ведение табелей учета рабочего времени;
• контроль сроков действия документов;
• формирование кадровой отчетности;
• ведение электронного архива кадровых документов.

При этом отдельные кадровые процедуры по-прежнему требуют участия специалиста, особенно если связаны с принятием управленческих решений или изменением условий трудовых отношений.

Контроль кадровых сроков

Одной из основных задач автоматизации является своевременный контроль кадровых событий. Современные кадровые системы позволяют отслеживать окончание испытательного срока, сроки действия срочных трудовых договоров, графики отпусков, периоды обязательного обучения, сроки прохождения медицинских осмотров, актуальность документов иностранных работников и другие события, требующие действий работодателя.

Использование автоматических уведомлений позволяет значительно снизить вероятность пропуска обязательных кадровых процедур и уменьшить риск нарушений трудового законодательства.

Электронные кадровые процессы

Современные кадровые системы поддерживают работу с электронными документами, использование электронной подписи, согласование документов между подразделениями и хранение кадровой документации в электронном архиве.

При внедрении электронных кадровых процессов необходимо учитывать требования законодательства к юридической значимости электронных документов, защите персональных данных и срокам хранения кадровой документации. Используемое программное обеспечение должно обеспечивать возможность подтверждения подлинности документов и сохранность информации на протяжении всего установленного срока хранения.

Требования к внедрению автоматизированной системы

Перед внедрением программного обеспечения работодателю необходимо проанализировать существующие кадровые процессы, определить перечень автоматизируемых операций и обеспечить соответствие новой системы требованиям законодательства.

Особое внимание следует уделить разграничению прав доступа пользователей, защите персональных данных работников, резервному копированию информации, интеграции кадровой системы с бухгалтерским учетом и настройке механизмов внутреннего контроля.

Автоматизация должна повышать качество кадровой работы, а не компенсировать недостатки существующей системы кадрового делопроизводства.

Типичные ошибки работодателей

При внедрении кадровых информационных систем наиболее часто встречаются следующие нарушения:

• использование программ без учета требований трудового законодательства;
• отсутствие контроля за правильностью автоматически формируемых документов;
• несвоевременное обновление нормативно-справочной информации;
• отсутствие разграничения прав доступа к персональным данным;
• нарушение требований к защите и резервному копированию информации;
• отсутствие контроля за кадровыми сроками, несмотря на возможности системы.

Даже при высокой степени автоматизации кадровые документы требуют периодической проверки специалистами, поскольку ошибки в настройке программного обеспечения могут привести к нарушениям кадрового законодательства.

Автоматизация повышает эффективность кадровой работы

Использование современных кадровых информационных систем позволяет работодателю существенно упростить выполнение ежедневных кадровых процедур, повысить качество учета и обеспечить контроль обязательных сроков. Вместе с тем автоматизация является лишь инструментом, эффективность которого зависит от правильной организации кадрового делопроизводства, актуальности внутренних документов и соблюдения требований трудового законодательства. Именно сочетание современных технологий и профессиональной кадровой работы позволяет обеспечить надежную и эффективную систему управления персоналом.