Личное дело сотрудника: структура, что туда входит и как организовать хранение

ИЗ ЧЕГО СОСТОИТ ЛИЧНОЕ ДЕЛО СОТРУДНИКА?

Структура личного дела может быть составлена работодателем самостоятельно, но для удобства его можно разделить на несколько логических разделов:

1. Документы, оформляющие приём на работу

Это база дела, которая создаётся сразу после подписания трудового договора:

• заявление о приёме на работу;
• анкета или личная карточка форма Т-2 (при использовании);

• копии паспорта, СНИЛС, ИНН, военного билета;
• документы об образовании, квалификации, дополнительном обучении;
• обязательно согласие на обработку персональных данных (требование 152-ФЗ).

2. Документы о трудовой деятельности

В этом блоке хранятся все материалы в течение основного периода работы, включая трудовой договор и дополнительные соглашения, приказы о приёме, переводах, изменении условий труда, оклада или отпусках, актуальная должностная инструкция, копии аттестационных материалов, свидетельства о повышении квалификации и обучении, а также оценка эффективности работы и результаты тестирований.

3. Документы по мотивации и дисциплине

Этот раздел отражает поведение и достижения работника, такие как приказы о поощрениях, премиях и награждениях, копии документов о дисциплинарных взысканиях (или отсутствие таковых), характеристики и служебные записки, связанные с деятельностью сотрудниками, документы о смене фамилии или иных персональных данных.

4. Завершающий блок: увольнение и завершение работы

После прекращения трудовых отношений в личное дело включаются заявление и приказ об увольнении, копия записи в трудовой книжке об увольнении (после её выдачи), акт о передаче дел (при необходимости) и документы о материальной ответственности работника.

Однако есть документы, которые не стоит хранить в личном деле. Чтобы не нарушать № 152-ФЗ о хранении персональных данных, исключите из дела информацию, не имеющую отношения к трудовой деятельности или содержащую избыточные личные данные:

• медицинские справки (кроме обязательных предварительных и периодических медосмотров);
• свидетельства о браке, рождении детей, документы о составе семьи;
• любые избыточные личные данные, не предусмотренные трудовым договором;
• документы, срок хранения которых истёк.

Иначе вы можете навлечь на себя претензии со стороны Роструда и штрафы размером 60–100 тыс. руб. для юрлица и 10–20 тыс. руб. для предпринимателя или ответственного лица.

КАК ОРГАНИЗОВАТЬ ХРАНЕНИЕ ЛИЧНЫХ ДЕЛ?

Вы можете выбрать из двух наиболее популярных вариантов:

1. Бумажное хранение

Если компания ведёт кадровые дела на бумажных носителях, важно соблюсти требования к:

• систематизации — дела сгруппированы по алфавиту или подразделениям;
• защищённости — доступ к файлам ограничен ответственными лицами;
• объему дела не толще 4 см, а число страниц до 250 листов;
• описи и учёту — ведутся журналы движения личных дел и описи вложенных документов;
• срокам хранения — личные дела зачастую хранятся долго, вплоть до 50–75 лет, если это предусмотрено внутренними актами компании и архивными правилами.

2. Электронное хранение

Цифровизация кадрового документооборота — более современный и удобный вариант. Электронные личные дела могут вестись в специализированных HR-системах или электронных архивах. В таком случае документы в цифровом виде защищены паролем и ограничением к ним доступа, поиск по делам становится оперативнее и легче, а архивирование и резервное копирование снижает риск потери важных данных.

При электронном хранении важно соблюдать требования законодательства о персональных данных в отношении доступа, шифрования и систем резервного копирования.

ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ЛИЧНОГО ДЕЛА

Чтобы личное дело сотрудника действительно стало удобным инструментом в работе и при этом обладало полной юридической значимостью, необходимо с самого начала выстроить чёткую и последовательную систему его ведения. Первое и главное правило: личное дело должно заводиться в день фактического начала трудовых отношений, то есть сразу после подписания трудового договора и издания приказа о приёме на работу. Промедление здесь недопустимо, так как именно с этого момента у работодателя возникает обязанность хранить и систематизировать документы, связанные с деятельностью сотрудника.

Сразу после создания дела необходимо зафиксировать этот факт в специальном журнале учёта или реестре личных дел. В такой журнал вносятся дата заведения, фамилия, имя, отчество сотрудника, его табельный номер и структурное подразделение. Это позволит вам в любой момент отследить, какие дела открыты, кому они передавались на руки (например, для ознакомления или проверки) и когда были закрыты в связи с увольнением.

Все документы внутри папки должны располагаться в строгом хронологическом порядке — от самых ранних (заявление о приёме, трудовой договор) к более поздним (дополнительные соглашения, приказы о поощрениях, аттестационные листы). Такой подход облегчает поиск нужной бумаги и позволяет проследить всю историю трудовых отношений с сотрудником, что особенно важно при возникновении споров или запросов из контролирующих органов.

Наконец, чтобы работа с личными делами не зависела от личности конкретного кадровика и оставалась системной даже при смене сотрудников, в организации должен быть утверждён локальный нормативный акт, регламентирующий этот процесс. Это может быть отдельное положение о ведении личных дел или раздел в инструкции по кадровому делопроизводству. В таком документе чётко прописываются: кто именно отвечает за формирование, хранение и выдачу дел, какова структура каждого дела, какие документы в него входят, а какие хранятся отдельно, каков порядок передачи дела при увольнении и сроки его архивного хранения. Наличие утверждённого регламента делает процедуру прозрачной, понятной для всех участников и защищает работодателя от претензий при проверках, подтверждая, что кадровый учёт ведётся системно и в соответствии с установленными правилами.

Некоторые компании регламентируют ведение личных дел в отдельном положении о кадровом учёте, что помогает избежать ошибок и сделать процессы прозрачными для аудиторов и проверяющих органов.

А вот какие ошибки при ведении личных дел допускают чаще всего: