Архивное хранение кадровых документов

Архивное хранение кадровых документов является обязательной частью кадрового делопроизводства и направлено на обеспечение сохранности сведений о трудовой деятельности работников. Работодатель обязан не только правильно оформлять кадровые документы, но и организовать их систематизацию, хранение и последующее уничтожение в соответствии с установленными требованиями. Соблюдение правил архивного хранения имеет важное значение при разрешении трудовых споров, подтверждении трудового стажа работников, проведении проверок и исполнении запросов государственных органов.

Нарушение порядка хранения кадровой документации может привести к утрате документов, невозможности подтверждения сведений о трудовой деятельности работников и привлечению работодателя к административной ответственности. Особенно это актуально для документов длительного срока хранения, которые могут потребоваться спустя многие годы после прекращения трудовых отношений.

Правовое регулирование архивного хранения кадровых документов осуществляется Трудовым кодексом Российской Федерации, Федеральным законом № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», правилами организации хранения архивных документов, а также нормативными актами, устанавливающими сроки хранения документов.

Какие кадровые документы подлежат архивному хранению

Практически вся кадровая документация после завершения работы с ней подлежит хранению в архиве организации. При этом для различных видов документов законодательством установлены разные сроки хранения.

На хранение передаются трудовые договоры, дополнительные соглашения, приказы по личному составу, личные карточки работников, документы по отпускам, увольнениям, табели учета рабочего времени, штатные расписания, локальные нормативные акты, документы по воинскому учету и иная кадровая документация, образующаяся в процессе деятельности работодателя.

Перечень архивных документов определяется законодательством и номенклатурой дел организации.

Сроки хранения кадровых документов

Срок хранения зависит от вида документа и его значения для подтверждения трудовых прав работников.

Часть документов хранится в течение нескольких лет, тогда как документы по личному составу, содержащие сведения о трудовой деятельности работников, могут иметь длительные сроки хранения, установленные законодательством. Работодатель обязан соблюдать эти сроки независимо от организационно-правовой формы предприятия и численности работников.

Преждевременное уничтожение документов или нарушение порядка их хранения может привести к невозможности подтверждения юридически значимых фактов и возникновению споров.

Формирование кадрового архива

Архивное хранение начинается с правильной организации кадрового делопроизводства. После завершения работы с документами они систематизируются, формируются в дела, оформляются в соответствии с требованиями архивного законодательства и включаются в номенклатуру дел организации.

При формировании архива важно обеспечить возможность быстрого поиска документов, исключить их повреждение или утрату, а также организовать условия хранения, соответствующие установленным требованиям.

Ответственность за организацию архивного хранения определяется внутренними документами работодателя.

Передача документов в архив

Перед передачей в архив кадровые документы проходят проверку комплектности и правильности оформления. После этого дела оформляются в установленном порядке, составляются необходимые учетные документы и определяется место их дальнейшего хранения.

Если организация передает документы на государственное или муниципальное архивное хранение, такая передача осуществляется в соответствии с требованиями архивного законодательства и установленными процедурами.

Все этапы передачи должны быть документально подтверждены.

Уничтожение кадровых документов

Уничтожение кадровых документов допускается только после истечения установленных сроков хранения. Работодатель не вправе самостоятельно сокращать сроки хранения или уничтожать документы, которые могут иметь юридическое значение.

Перед уничтожением проводится экспертиза ценности документов, оформляются соответствующие документы и принимается решение о возможности их уничтожения. Такой порядок позволяет исключить риск утраты сведений, необходимых для подтверждения трудовых прав работников.

Нарушение процедуры уничтожения документов может повлечь административную ответственность.

Типичные нарушения работодателей

При проведении кадровых аудитов и проверок наиболее часто выявляются:

• отсутствие утвержденной номенклатуры дел;
• нарушение сроков хранения кадровых документов;
• неправильное формирование архивных дел;
• утрата документов по личному составу;
• отсутствие документов, подтверждающих передачу дел в архив;
• преждевременное уничтожение кадровой документации;
• нарушение условий хранения документов.

Подобные нарушения могут существенно осложнить проведение проверок, подтверждение трудового стажа работников и защиту интересов работодателя в судебных спорах.

Правильная организация архива обеспечивает сохранность кадровой документации

Архивное хранение кадровых документов является неотъемлемой частью системы кадрового делопроизводства. Соблюдение требований законодательства к срокам хранения, формированию архивных дел, передаче документов в архив и их последующему уничтожению позволяет обеспечить сохранность сведений о трудовой деятельности работников, подтвердить законность кадровых решений и минимизировать риски при проверках и разрешении трудовых споров.