Кадровый учет — это система оформления, регистрации и хранения документов, связанных с трудовой деятельностью работников. Его основная задача — обеспечить правильное ведение кадровой документации, соблюдение требований трудового законодательства и достоверный учет движения персонала. Грамотно организованный кадровый учет помогает работодателю минимизировать юридические риски, обеспечить защиту прав работников и успешно проходить проверки контролирующих органов.
Основой кадрового учета является Трудовой кодекс Российской Федерации, а также иные нормативные акты, регулирующие оформление трудовых отношений, обработку персональных данных и хранение кадровых документов.
Что включает кадровый учет
Кадровый учет охватывает весь период трудовых отношений работника с организацией.
В него входят:
- оформление приема на работу;
- ведение личных дел работников;
- оформление переводов и изменений условий труда;
- учет отпусков, командировок и рабочего времени;
- оформление увольнений;
- ведение обязательной кадровой документации;
- хранение кадровых документов.
Все кадровые процедуры должны выполняться в соответствии с требованиями законодательства.
Ведение личных дел
Личные дела и кадровые документы содержат сведения о работниках и подтверждают законность оформления трудовых отношений.
В них могут храниться:
- трудовой договор;
- приказы по личному составу;
- заявления работников;
- документы об образовании;
- сведения о повышении квалификации;
- иные документы, предусмотренные законодательством и локальными нормативными актами.
Работодатель обязан обеспечить сохранность и конфиденциальность этих сведений.
Контроль сроков документов
Одной из важных задач кадрового учета является контроль сроков действия кадровых документов и обязательных мероприятий.
Кадровая служба контролирует:
- сроки трудовых договоров;
- графики отпусков;
- сроки хранения документов;
- своевременность оформления кадровых изменений;
- актуальность локальных нормативных актов;
- сроки обязательных процедур, предусмотренных законодательством.
Такой контроль помогает избежать нарушений и своевременно оформлять необходимые документы.
Учет движения персонала
Кадровый учет отражает все изменения, происходящие с работниками в организации.
Фиксируются:
- прием сотрудников;
- переводы;
- изменение должностей;
- предоставление отпусков;
- командировки;
- увольнения;
- другие кадровые события.
Это позволяет вести достоверный учет численности работников и формировать необходимую отчетность.
Почему важно правильно организовать кадровый учет
Эффективная система кадрового учета обеспечивает законность трудовых отношений, упрощает работу с персоналом и снижает риск ошибок при оформлении документов. Грамотная организация кадрового учета помогает работодателю соблюдать требования трудового законодательства, поддерживать порядок в кадровой документации и успешно проходить проверки государственных органов.
Хряков Д.В.
Овчинников М.В.
Лабутин А.М.