Приём сотрудников на работу

Прием работника на работу — это установленная трудовым законодательством процедура оформления трудовых отношений между работодателем и работником. Она включает проверку представленных документов, заключение трудового договора, оформление кадровых документов, ознакомление работника с локальными нормативными актами и внесение необходимых сведений в кадровые информационные системы. Нарушение порядка приема может стать основанием для привлечения работодателя к административной ответственности, а также причиной трудовых споров.

Работодатель обязан оформить трудовые отношения в соответствии с требованиями законодательства независимо от организационно-правовой формы организации и занимаемой работником должности. Все кадровые документы должны быть подготовлены своевременно, а допуск к работе допускается только после выполнения обязательных процедур, предусмотренных Трудовым кодексом Российской Федерации.

Основными нормативными документами являются Трудовой кодекс Российской Федерации, Федеральный закон № 152-ФЗ «О персональных данных», а также иные нормативные правовые акты, регулирующие оформление трудовых отношений и ведение кадрового учета.

Какие документы предоставляет работник

До заключения трудового договора работодатель обязан получить документы, предусмотренные трудовым законодательством.

Как правило, работник представляет:

• документ, удостоверяющий личность;
• сведения о трудовой деятельности или трудовую книжку (при необходимости);
• документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета;
• документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву;
• документы об образовании, квалификации или наличии специальных знаний, если работа требует соответствующей подготовки;
• иные документы в случаях, предусмотренных законодательством.

Работодатель не вправе требовать документы, не предусмотренные Трудовым кодексом РФ или федеральными законами.

Заключение трудового договора

Основанием возникновения трудовых отношений является трудовой договор.

В нем обязательно указываются:

• сведения о работнике и работодателе;
• место работы;
• трудовая функция;
• дата начала работы;
• условия оплаты труда;
• режим рабочего времени (если отличается от общих правил);
• гарантии и компенсации;
• условия труда на рабочем месте;
• иные обязательные условия, предусмотренные законодательством.

Трудовой договор заключается в письменной форме до начала выполнения работником трудовых обязанностей.

Оформление кадровых документов

После подписания трудового договора работодатель оформляет документы, подтверждающие прием работника.

К ним относятся:

• приказ (или распоряжение) о приеме на работу, если его оформление предусмотрено работодателем;
• личная карточка и иные документы кадрового учета;
• документы по воинскому учету;
• документы по обработке персональных данных;
• сведения, необходимые для кадровых и учетных систем.

Все документы оформляются в соответствии с требованиями законодательства и локальных нормативных актов организации.

Ознакомление с локальными нормативными актами

До начала работы работодатель обязан ознакомить работника под подпись с документами, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью.

Как правило, к ним относятся:

• правила внутреннего трудового распорядка;
• положение об оплате труда;
• должностная инструкция (при ее наличии);
• правила обработки персональных данных;
• инструкции по охране труда;
• иные локальные нормативные акты, регулирующие трудовую деятельность.

Факт ознакомления должен быть подтвержден документально.

Внесение сведений в кадровые системы

После оформления приема кадровая служба вносит сведения о работнике в используемые работодателем кадровые и учетные системы.

В зависимости от организации работы это включает:

• регистрацию кадровых документов;
• формирование личного дела (при его ведении);
• внесение сведений в кадровую информационную систему;
• оформление сведений о трудовой деятельности в случаях, предусмотренных законодательством;
• выполнение иных обязательных учетных процедур.

Все сведения должны соответствовать документам, представленным работником.

Типичные ошибки работодателей

При оформлении приема на работу наиболее часто допускаются:

• допуск работника к работе без оформления трудового договора;
• отсутствие обязательных условий в трудовом договоре;
• требование документов, не предусмотренных законодательством;
• несвоевременное ознакомление работника с локальными нормативными актами;
• ошибки в оформлении кадровых документов;
• нарушение требований законодательства о персональных данных;
• несвоевременное внесение сведений в кадровые системы.

Подобные нарушения нередко становятся предметом проверок Государственной инспекции труда и основанием для привлечения работодателя к административной ответственности.

Правильное оформление приема — основа законных трудовых отношений

Прием работника на работу является одной из наиболее значимых кадровых процедур, поскольку именно на этом этапе возникают трудовые отношения между работником и работодателем. Соблюдение установленного порядка оформления документов, своевременное заключение трудового договора и выполнение всех обязательных кадровых процедур позволяют работодателю подтвердить законность трудовых отношений, минимизировать юридические риски и обеспечить соблюдение требований трудового законодательства.