Связь кадрового сервиса с охраной труда

Кадровое делопроизводство и охрана труда являются взаимосвязанными направлениями деятельности работодателя. Большинство требований законодательства в области охраны труда реализуется именно через кадровые процедуры: оформление приема работников, организация обучения, проведение инструктажей, контроль медицинских осмотров, оформление допусков к выполнению отдельных видов работ и ведение обязательной документации. Поэтому эффективная система управления персоналом невозможна без постоянного взаимодействия кадровой службы и специалистов по охране труда.

Ошибки в организации такого взаимодействия могут привести к серьезным последствиям. Даже при наличии всех необходимых документов по охране труда работодатель может быть привлечен к ответственности, если кадровые процедуры оформлены ненадлежащим образом или отсутствует документальное подтверждение выполнения обязательных требований. Именно поэтому кадровые процессы должны быть выстроены с учетом требований законодательства в сфере охраны труда.

Правовое регулирование осуществляется Трудовым кодексом Российской Федерации, нормативными правовыми актами в области охраны труда, а также иными документами, устанавливающими требования к подготовке, обучению и допуску работников к выполнению трудовых обязанностей.

Роль кадровой службы в системе охраны труда

Кадровая служба обеспечивает документальное сопровождение большинства мероприятий по охране труда. При приеме работника оформляются необходимые кадровые документы, контролируется прохождение обязательных медицинских осмотров, организуется направление на обучение и проверку знаний требований охраны труда, а также ведется учет документов, подтверждающих право работника выполнять определенные виды работ.

В дальнейшем кадровая служба совместно со специалистами по охране труда контролирует соблюдение сроков повторного обучения, периодических медицинских осмотров, действия удостоверений и иных документов, необходимых для допуска к работе.

Какие кадровые процессы связаны с охраной труда

Практически на каждом этапе трудовых отношений кадровая служба взаимодействует со специалистами по охране труда.

Наиболее тесное взаимодействие требуется при:

• приеме работников на работу;
• организации обучения по охране труда;
• проведении инструктажей;
• оформлении стажировки и допуска к самостоятельной работе;
• контроле обязательных медицинских осмотров;
• оформлении допуска к работам повышенной опасности;
• ведении учета удостоверений, протоколов проверки знаний и других документов.

Согласованная работа кадровой службы и специалистов по охране труда позволяет своевременно выполнять обязательные требования законодательства.

Контроль обязательных сроков

Одной из важнейших задач кадрового сопровождения является контроль сроков проведения обязательных мероприятий. Работодатель обязан обеспечить своевременное обучение работников, проведение повторных инструктажей, медицинских осмотров и иных процедур, предусмотренных законодательством.

На практике такие сведения нередко ведутся в кадровых информационных системах, позволяющих автоматически контролировать сроки окончания действия удостоверений, результатов обучения и других обязательных документов.

Отсутствие такого контроля значительно увеличивает риск допуска работников к выполнению обязанностей без необходимой подготовки.

Документальное подтверждение

При проведении проверок инспекторы оценивают не только фактическое выполнение требований охраны труда, но и наличие документов, подтверждающих соблюдение работодателем установленного порядка.

Работодатель должен иметь возможность подтвердить прохождение обучения, инструктажей, стажировки, медицинских осмотров, проверок знаний, оформление необходимых допусков и своевременное ознакомление работников с локальными нормативными актами.

Отсутствие подтверждающих документов приравнивается к отсутствию самого мероприятия, даже если оно фактически проводилось.

Типичные нарушения

Наиболее распространенными нарушениями, связанными с взаимодействием кадровой службы и охраны труда, являются:

• допуск работников к работе без обязательного обучения;
• отсутствие документов о прохождении инструктажей;
• несвоевременное проведение медицинских осмотров;
• отсутствие контроля сроков действия удостоверений и проверок знаний;
• неправильное оформление допуска к работам повышенной опасности;
• несогласованность кадровой документации с документами по охране труда.

Большинство подобных нарушений связано не с отсутствием мероприятий, а с недостаточным контролем кадровых процессов и документооборота.

Взаимодействие кадровой службы и специалистов по охране труда обеспечивает соблюдение требований законодательства

Эффективная система управления персоналом невозможна без тесного взаимодействия кадровой службы и специалистов по охране труда. Своевременное оформление документов, контроль обязательных процедур и постоянный обмен информацией позволяют работодателю обеспечить законный допуск работников к выполнению трудовых обязанностей, снизить риск нарушений и успешно проходить проверки контролирующих органов.