Метод 5S включает пять последовательных шагов по организации и поддержанию порядка на рабочих местах и в рабочих пространствах. Первый этап — сортировка, которая предполагает разделение всех предметов на необходимые для выполнения работ и неиспользуемые в текущей деятельности, с последующим удалением последних из рабочей зоны. На втором этапе — самоорганизации — для каждой оставшейся вещи определяется постоянное место, причём чем чаще предмет используется, тем ближе он должен находиться к работнику, а личные вещи сотрудников должны храниться в специально отведённых местах. Третий этап — систематическая уборка — требует регулярного поддержания чистоты и устранения источников загрязнения, с использованием контрольных листов для фиксации выполнения регламента. Четвёртый этап — стандартизация — предполагает создание единых стандартов для выполнения первых трёх шагов, включая документы, регламентирующие сортировку, расположение предметов и контроль выполнения. Пятый этап — совершенствование — направлен на непрерывное поддержание и развитие достигнутых результатов через вовлечение персонала с помощью конкурсов, благодарностей, присвоения звания лучшего работника или размещения фотографии на доске почёта.
Важно отметить, что новый ГОСТ носит рекомендательный характер и сам по себе не даёт работодателю права штрафовать сотрудников за беспорядок на рабочем месте, поскольку денежные взыскания как дисциплинарное наказание Трудовым кодексом не предусмотрены. Однако требования стандарта могут стать обязательными внутри компании, если работодатель закрепит их в локальных нормативных актах, например в Правилах внутреннего трудового распорядка, и ознакомит с ними работников под подпись. В этом случае нарушение установленных правил содержания рабочего места может рассматриваться как дисциплинарный проступок с возможными взысканиями в виде замечания, выговора или увольнения по соответствующим основаниям. При этом если захламлённое рабочее пространство блокирует проходы, аварийные выходы или пожарный инвентарь, это уже является нарушением норм охраны труда, и ответственность за такое нарушение несёт работодатель по статье 5.27.1 КоАП РФ. Эксперты отмечают, что системное внедрение принципов 5S позволяет не только повысить производительность труда и улучшить эргономику, но и создать более безопасную и мотивирующую производственную среду, а новый ГОСТ лишь актуализирует и уточняет подходы к организации рабочего пространства с учётом современных требований.
