Декларация соответствия условий труда: кому нужна и как правильно подать документ 

После завершения специальной оценки условий труда работодатель должен оформить декларацию соответствия условий труда установленным требованиям охраны труда и передать ее в Государственную инспекцию труда.

Документ подтверждает, что по результатам проведенной СОУТ конкретные рабочие места соответствуют требованиям охраны труда и могут быть включены в соответствующий реестр. В статье рассмотрим, какие рабочие места отражают в декларации, в каких случаях ее оформление невозможно, как подготовить сведения для подачи и когда документ прекращает действовать.

КАКИЕ РАБОЧИЕ МЕСТА МОЖНО ВКЛЮЧИТЬ В ДЕКЛАРАЦИЮ ПОСЛЕ СОУТ

Декларацию составляют только по тем рабочим местам, где результаты специальной оценки условий труда подтвердили соответствие установленным требованиям. Основанием для заполнения документа служит не отдельная проверка работодателя, а сведения, зафиксированные в материалах проведенной СОУТ.

При подготовке декларации используют данные из отчета о проведении специальной оценки условий труда. В документ переносят информацию из карт рабочих мест, сводной ведомости результатов оценки и других материалов, которые были подготовлены комиссией работодателя.

Перед отправкой декларации необходимо убедиться, что сведения в ней совпадают с документами по СОУТ. Работодатель проверяет данные об организации, перечень рабочих мест, наименования должностей, установленные классы условий труда, а также наличие права у лица, подписывающего документ, действовать от имени работодателя.

Заверить декларацию может руководитель организации либо сотрудник, которому переданы соответствующие полномочия. Индивидуальный предприниматель подписывает документ лично.

КОГДА РАБОЧЕЕ МЕСТО НЕ ВКЛЮЧАЮТ В ДЕКЛАРАЦИЮ СОУТ

Перечень случаев, когда декларация соответствия условий труда не оформляется, установлен частью 6 статьи 10 Федерального закона № 426-ФЗ.

Документ не применяется для рабочих мест сотрудников, занятых по профессиям и должностям, которые включены в перечни для досрочного назначения страховой пенсии. Также его не используют в отношении рабочих мест, где предусмотрены гарантии и компенсации за воздействие вредных или опасных производственных факторов.

Кроме того, декларацию не оформляют по рабочим местам, если ранее проведенная аттестация рабочих мест или специальная оценка условий труда установила вредный либо опасный класс условий труда.

Если во время действия декларации с работником произойдет несчастный случай либо будет установлено профессиональное заболевание, связанное с условиями труда на данном рабочем месте, сведения о нем исключают из реестра. После этого работодатель обязан провести внеплановую специальную оценку условий труда.

В КАКИХ СЛУЧАЯХ ДЕКЛАРАЦИЯ СОУТ ТЕРЯЕТ ДЕЙСТВИЕ

Декларация действует бессрочно, если условия труда на рабочем месте остаются неизменными и сохраняются основания для ее применения.

При этом действие документа прекращается в отношении отдельного рабочего места, если возникают обстоятельства, влияющие на возможность его дальнейшего включения в декларацию:

• работник получил травму в результате несчастного случая на задекларированном рабочем месте, за исключением случаев, когда происшествие произошло по вине сторонних лиц;
• выявлено профессиональное заболевание, причиной которого стало воздействие вредных или опасных факторов производственной среды;
• при проведении государственного контроля обнаружены нарушения обязательных требований охраны труда.

После возникновения одного из указанных случаев сведения о рабочем месте исключают из декларации. Работодатель организует проведение внеплановой СОУТ для повторной оценки условий труда.

КАК ПРОДЛЕВАЕТСЯ ДЕЙСТВИЕ ДЕКЛАРАЦИИ ПОСЛЕ СОУТ

Если характеристики рабочего места не меняются, а условия труда остаются оптимальными или допустимыми, декларация продолжает действовать без дополнительного оформления со стороны работодателя.

Направлять отдельное уведомление в Государственную инспекцию труда для продления документа не требуется. При необходимости работодатель может оформить внутренний приказ о продолжении действия декларации. Такой документ утверждается комиссией по проведению СОУТ под руководством председателя.

ЧТО ДЕЛАЕТ РАБОТОДАТЕЛЬ ПОСЛЕ АННУЛИРОВАНИЯ ДЕКЛАРАЦИИ

Прекращение действия декларации относится только к конкретному рабочему месту, по которому возникли основания для исключения.

После этого работодатель проводит внеплановую специальную оценку условий труда именно на данном рабочем месте. Если новая оценка подтверждает соответствие условий труда установленным требованиям, организация оформляет новую декларацию.

КАК ПРОВЕРИТЬ СВЕДЕНИЯ ПЕРЕД НАПРАВЛЕНИЕМ ДЕКЛАРАЦИИ СОУТ

Перед передачей документа в Государственную инспекцию труда необходимо сопоставить все внесенные сведения с отчетом о проведении специальной оценки условий труда.

Каждое рабочее место, указанное в декларации, должно иметь подтверждение в материалах СОУТ. Работодателю необходимо проверить реквизиты организации, список рабочих мест, карты специальной оценки, классы условий труда, названия должностей, подразделения, количество рабочих мест, дату утверждения отчета, а также информацию о лице, которое подписывает документ.

Данные декларации должны совпадать не только с отчетом СОУТ, но и с кадровыми документами работодателя. Несоответствия могут стать причиной проблем при регистрации документа или привести к дополнительным вопросам со стороны контролирующих органов.

КАК ОФОРМЛЯЮТ И ПЕРЕДАЮТ СВЕДЕНИЯ В ДЕКЛАРАЦИИ СОУТ

Заполнение декларации выполняют после завершения специальной оценки условий труда. Для подготовки документа используют результаты проведенной СОУТ и сведения о рабочих местах, которые вошли в перечень оценки.

Ответственность за оформление декларации несет работодатель. Если в договоре с организацией, проводившей СОУТ, не определено лицо, отвечающее за подготовку документа, эту обязанность выполняет специалист по охране труда. Такое требование закреплено пунктом 3.1.6 профессионального стандарта, утвержденного приказом Минтруда России от 22.04.2021 № 274н.

Когда в организации нет специалиста по охране труда, руководитель назначает ответственного сотрудника отдельным приказом.

При заполнении декларации используют сведения из перечня рабочих мест, где проводилась специальная оценка условий труда. В документ вносят:

• должности, профессии или специальности работников и количество сотрудников по каждому рабочему месту;
• номер рабочего места из первой графы перечня;
• номера аналогичных рабочих мест с обозначением «А», если они включены в декларацию.

Сведения о заключении эксперта указывают на основании документа специалиста, который проводил идентификацию вредных и опасных факторов. В декларации отражают фамилию, имя, отчество эксперта, дату подготовки документа и номер заключения. Также указывают сведения об организации, выполнившей специальную оценку условий труда.

Если декларация передается на бумаге, работодатель подготавливает два экземпляра. После приема один документ остается в Государственной инспекции труда, второй возвращается работодателю с отметкой о регистрации. Раздел с регистрационными сведениями заполняет представитель инспекции.

После получения декларации Роструд в течение 15 рабочих дней размещает информацию о ней в реестре. Проверить внесенные сведения можно через сервис реестра по ИНН организации.

Работодатель отвечает за точность информации, указанной в декларации соответствия условий труда.

ПОРЯДОК ПОДАЧИ ДЕКЛАРАЦИИ СОУТ ЧЕРЕЗ РОСТРУД

Работодатель может направить декларацию в Государственную инспекцию труда несколькими способами: передать лично, отправить почтовым отправлением с описью вложения и уведомлением о вручении либо воспользоваться электронным сервисом Роструда.

С 1 марта 2026 года предусмотрена возможность подачи документа через личный кабинет на Госуслугах. Электронная декларация должна быть подписана усиленной квалифицированной электронной подписью.

При заполнении формы через сервис Роструда сведения можно внести вручную либо загрузить заранее подготовленный файл. Требование об использовании УКЭП при электронной подаче установлено пунктом 3 приложения 2 к приказу № 406н.

ПО КАКИМ ПРИЧИНАМ ГИТ МОЖЕТ ВЕРНУТЬ ДЕКЛАРАЦИЮ

Основанием для возврата декларации является оформление документа с нарушением установленной формы.

Если работодатель подал бумажный вариант, инспекция возвращает его с указанием причины. Сделать это ГИТ должна в срок до 10 рабочих дней с момента получения документа.

После исправления выявленных недостатков декларацию можно направить повторно.

За нарушение срока подачи предусмотрена административная ответственность. Для должностных лиц и индивидуальных предпринимателей размер штрафа составляет от 5 000 до 10 000 рублей, для юридических лиц - от 60 000 до 80 000 рублей.

ЧТО ЧАЩЕ ВСЕГО ОШИБОЧНО УКАЗЫВАЮТ В ДЕКЛАРАЦИИ СОУТ

К наиболее распространенным ошибкам относятся:

1. отсутствие проверки информации с отчетом СОУТ, картами рабочих мест и сводной ведомостью;
2. включение рабочих мест с вредными или опасными условиями труда, для которых декларация не применяется;
3. указание должностей и подразделений, которые отличаются от данных отчета СОУТ и кадровых документов;
4. ошибки в реквизитах работодателя, из-за которых возникают сложности при регистрации документа;
5. подписание декларации без подтверждения полномочий, если ее оформляет не руководитель организации;
6. отсутствие документов, подтверждающих направление декларации и ее прием;
7. отсутствие учета задекларированных рабочих мест при наличии нескольких объектов или большого количества работников.